Офис-менеджер / Ассистент руководителя

Часовой пояс работы: Калифорния (PST)

Офис-менеджер / Ассистент руководителя (удаленно)

Мы ищем внимательного, организованного и инициативного человека, который поможет руководителю держать под контролем административные задачи, организацию встреч, документооборот и процесс найма новых сотрудников.
Если ты умеешь быть «операционной опорой» и хочешь развиваться в управлении и HR — тебе точно подойдет эта роль.

Основные задачи

1. Административная поддержка руководителя и команды

• Организация и координация онлайн-встреч, совещаний и вебинаров (Google Meet, Zoom).

• Ведение календарей руководителя и команды, планирование расписания, напоминания.

• Работа с корпоративной почтой и чатами (Telegram, Slack): распределение входящих обращений.

• Подготовка документов, отчетов, презентаций в Google Docs / MS Office.

2. Помощь HR и участие в подборе персонала

• Размещение вакансий на площадках (LinkedIn, Telegram, HH и др.).

• Первичный отбор резюме и организация онлайн-интервью.

• Проведение первичных собеседований по скрипту, передача информации HR-специалисту.

• Помощь при онбординге: подготовка welcome-пакетов, выдача доступов, контроль адаптации новых сотрудников.

3. Управление цифровыми ресурсами и заказами

• Заказ корпоративной атрибутики, техники и канцелярии с доставкой сотрудникам.

• Контроль корпоративных подписок и сервисов (CRM, облака, графические редакторы): оплата, продление, распределение доступов.

• Организация курьерских доставок и документооборота.

4. Документооборот и отчетность

• Подготовка электронных приказов (отпуска, больничные, командировки).

• Сбор отчетов по административным расходам.

• Ведение электронного архива документов.

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, ассистентом руководителя или виртуальным помощником от 3 лет, желательно в распределенных командах.

• Отличное владение Google Workspace / MS Office.

• Умение работать с большим объемом информации и расставлять приоритеты.

• Отличные навыки коммуникации, ответственности и самоорганизации.

• Проактивность и инициативность в решении задач.

Будет плюсом:

• Опыт участия в рекрутинге или HR-процессах.

• Знание CRM-систем (Bitrix24, AmoCRM).

• Опыт работы в IT или стартапах.

• Английский язык уровня C1–C2.

Условия

• Полностью удаленная работа из любой точки мира.

• Контракт по Remote Collaboration Agreement.

• График 5/2, 08:00 – 17:00 PST.

• Оплачиваемый отпуск.

• Оплата: $700 на испытательный срок (2 месяца), далее — по результатам собеседования.

• Возможность стать ключевым человеком в работе удаленной команды и расти в сторону управления и HR.