ТОО "Павлодарэнергосбыт"
office@pavlodarenergo.kz
Секретарь-референт
Работа с руководителем:
1.Планирование рабочего день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.)
2.Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (travel-поддержка; заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров; др.)
3.Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведение протоколов и иных документов, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
4.Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.
5.Согласование отдельных вопросы с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителя; контроль исполнение указаний и распоряжений.
6.Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
7.Ведение делопроизводства, подготовка на подпись руководителю договоров, приказов и прочих документов, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.
8.Получение, отправка, учет, регистрация и распределение корреспонденции.
9.Ведение запись на прием к руководителю, организация приема посетителей.
10.Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю.
11.Полная административная поддержка руководителя (24/7).
Обязанности в части Офис-менеджмента:
Документационное обеспечение управления: приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;выполнение копировально-множительных работ;подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;печать служебных материалов;формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.Организация встречи посетителей и гостей Компании.Обеспечение жизнедеятельность офиса: Заказ воды, канцелярии, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.