1 Документооборот: 1.1 Получение заявок от агентов: - проверка на соответствие внутреннему регламенту компании оформления бланка заявки; - проверка актуальности заявленных агентом данных по каждой заявке; - присвоение № заявке; - в случае несоответствия оформления заявки, согласно установленной форме, либо ложной информации внутри нее – возврат агенту с указанием причин отказа в приеме данной заявки; - в случае замены заявки в системе – присвоение ей того же №, переоформление всего пакета финансовых документов, согласно новым данным; - в случае аннулирования заявки в системе, по инф. письму агента – все данные удаляются из всех систем ЭКОНОМИСТа, либо делается пометка «АННУЛИРОВАНО». 1.2. Подготовка пакета финансовых документов: А) наличная форма оплаты клиентом: - в случае оплаты клиентом заявки по данной форме (агентом ставится пометка «Нал» в графе заявки «Примечание») – ЭКОНОМИСТ выписывает приходно-кассовый ордер (ПКО), присваивая ему № соответствующий № заявки; - в случае аннулирования заявки, с данной формой оплаты, на бланке ПКО орг-ции, потерявшем актуальность, ставится пометка «АННУЛИРОВАНО», данные в системах ЭКОНОМИСТа, также, подвергаются корректировке (удаление, пометка «АННУЛИРОВАНО»); - в случаях замены заявки, с данной формой оплаты, ранее имевший силу бланк ПКО подвергается корректировке – ставится пометка «АННУЛИРОВАНО» и агенту выписывается новый бланк ПКО с актуальной информацией; - в случае выписки ПКО др. сотрудниками, ЭКОНОМИСТ обязан вести контроль по соответствию данных в бланке ПКО с заявкой агента; Все заполненные бланки ПКО (экземпляры Исполнителя) хранятся в архиве ЭКОНОСИСТА 3 (три) года. Б) безналичная форма оплаты клиентом: - в случае оплаты клиентом по данной форме - ЭКОНОМИСТ устанавливает юр. лицо Исполнителя, согласно внутреннему регламенту компаний (ГК); В случае необходимости, запрашивает у агента недостающую информацию для оформления пакета финансовых документов (реквизиты контрагента; особенности условий работы с данным клиентом; «специфические факты» о клиенте и т.д.); - в случае работы со «специфическим» клиентом (бюджетные орг-ции, кредитные орг-ции, банки, гос. учреждения, федеральные клиенты и т.д.) – запрос типового договора у клиента, предоставление уставных документов Исполнителя (под запрос); - в случае работы со «стандартным» клиентом - оформление договора по рамочной форме Исполнителя, предоставление документов «на вычитку» в эл. виде (под запрос); - в случае внесения редакции в типовой договор Исполнителя, либо несогласие с пунктами типового договора Заказчика – согласование корректируемых пунктов с контрагентом, в пределах компетентности ЭКОНОМИСТа. Вопросы, решение которых превышает компетентность ЭКОНОМИСТА, решаются непосредственно генеральным директором/юристом компании; - в случае поступления заявки на контрагента, сотрудничество с которым базируется на договоре, датированным ранее 2015 г. - ЭКОНОМИСТом проверяются данные, на соответствие реквизитов клиента в базах бухгалтерской системы, также производится подготовка дополнительного соглашения (д/с) о пролонгации существующего договора, либо подготовка нового; - по заявке агента, помимо договора, оформляются приложение, счет, акт, расходная накладная (по спецификации оказываемых услуг) согласно новой системы подготовки документов, дублирующих информацию в заявке агента; - в случае замены заявки – замене подлежат: приложение, счет, акт, расходная накладная. Договор подлежит замене в случае предоставления контрагентом других реквизитов юр. лица Заказчика; - согласно новой системы подготовки документов, касающихся «стандартных» клиентов – в день поступления заявки (либо в день, свободный от оформления или предоставления отчётности), подготавливается счет на оплату. Остальной пакет финансовых документов оформляется ЭКОНОМИСТОМ после оплаты клиентом данного счета. Контроль за оплатой и своевременной выпиской документов лежит на ЭКОНОМИСТе; - в случае аннулирования заявки, с данной формой оплаты, на бумажной заявке в архиве ставится помтка «АННУЛИРОВАНО», данные в системах, также, подвергаются корректировке (удаление, пометка «АННУЛИРОВАНО»); - оформление документов на бартер, по условиям, полученным от ответственных агентов; - контроль за исполнение бартерных отношений, отметка исполнения в 1С ЭКОНОМИСТа; - подготовка пакета финансовых документов по изготовлению рекламных материалов для сетей, подлежащие оплате последними; - подготовленные пакеты финансовых документов, передаются на подпись ответственным лицам. 1.3. Восстановление документов, внесение изменений в документы, без замены заявки: - восстановление документов, а также внесение изменений в документы, не требующие замены заявки от агента (замена даты периодического документа; замена формулировки услуги в документе; фиксирование в документе ответственного лица, подписывавшего документы и т.д.) – происходит только по письменному информированию ЭКОНОМИСТа, посредством эл. почты, с четкими указаниями изменений/Восстановления документов. 1.4. Работа с другими направлениями: - отправка документов системой «Экспресс почта» (по необходимости); - отправка документов штатным курьером (по необходимости); - работа с траффик-менеджером по вопросам, касающимся документооборота; - запрос у агентов о планируемых поступлениях в кассу орг-ции, предоставление информации генеральному директору; - запрос у руководителей отделов в начале каждого месяца денежных средств (фиксированная сумма) на доп. расходы орг-ций. 1.5. Работа с бухгалтерским отделом: - предоставление актуальной информации в начале каждого месяца по реализации всех юр. лиц ГК ведущему бухгалтеру, либо гл. бухгалтеру; - своевременное предоставление изменений в реализации бухгалтерскому отделу; - в случае запроса агентом акта сверки с контрагентом – подготовка всей необходимой для этого информации бухг. отделу, в т.ч. контрольная сверка данных, предоставленных бух. отделом с данными взаиморасчетов по 1С ЭКОНОМИСТа; - информирование бух. отдела о наличии/отсутствию подписанных документов от клиентов, подтверждающих реализацию; - предоставление агентам запрашиваемых актов сверок, возврат подписанных экземпляров Исполнителя в бух. отдел; - в случае поступления информационных писем от контрагентов – дублирование информации в бух. отдел; - проведение сверки по ОСВ (сч. 62), подготовленного бух. отделом, за отчетный период (квартал, полугодие, год) по каждой орг-ции ГК. 1.6. Отметка оплат: А) наличная форма оплаты клиентом: - контрольной формой реестра поступления наличных денежных средств является «кассовая книга» орг-ции, заполняемая ЭКОНОМИСТом. В данном реестре учитываются как прибытия, так и убытия денежных средств из кассы орг-ции; - согласно данным «кассовой книги», в системах делается отметка о контрагенте, совершившим оплату услуг, отмечается № заявки, сумма, дата платежа и вносится информация об ответственном лице Исполнителя Б) безналичная форма оплаты клиентом: - согласно данным бух. отдела о поступлениях на расчётные счета, ЭКОНОМИСТом делается отметка о погашении дебиторской задолженности клиента в 1С; - в случае неоплаты клиентом более 2х выставленных счетов, агенту, ответственному за него, ЭКОНОМИСТом предлагается формирование акта сверки, для ознакомления контрагента с имеющейся заложенностью; - в случае указания клиентом в назначении платежа неверной информации (НДС, № документов) – запрос через агента информационных писем с исправленными данными по оплате. При получении данного письма – дублирование в бух. отдел; - в случае оплаты счета с других реквизитов Заказчика – на усмотрение бух. отдела/ЭКОНОМИСТА, с клиента запрашивается либо инф. письмо об оплате счета в пользу юр. лица, на которое выставлены документы, либо агент, ответственный за данного клиента, ставится в известность, что необходима полная замена документов, т.е. ЭКОНОМИСТом требуется замена заявки. Любое решение ЭКОНОМИСТА должно сообщатся в бух. отдел. 1.7. Архив: - ведение архива подписанных документов: - договоры с клиентами (+д/с о пролонгации договора, приложения к договорам); - акты выполненных работ с клиентами; - банки ПКО (экземпляры Исполнителя); - акты сверок с клиентами; - информационные письма клиентов об изменениях в реквизитах; - информационные письма клиентов по оплате; - договоры с подрядчиками; - договоры с сетями; - акты соответствия уровня громкости с магазинами. 1.8. Обучение, консультирование: - обучение документообороту новых сотрудников компании; -проведение дополнительных занятий по обучению документообороту действующих сотрудников (по запросу); - проведение собеседований кандидатов на должности, в должностных обязанностях которых, ЭКОНОМИСТ компетентен; - консультирование агентов по «специфическим» условиям работы с клиентами, для верного оформления заявок; - в случае работы со «специфическими» клиентами – консультирование агентов по раннему информированию клиентов об условиях сотрудничества (прописание прав и обязанностей по ним в договоре, приложении) 1.9. Работа офиса: - контроль наличия канцелярских товаров в отделах; закуп, по необходимости, а также под запрос руководителей отделов; - составление графика дежурств, выдача денежных средств последним на закуп продуктов и хоз. товаров. 1.10. Финансовое направление: - предоставление в начале каждого месяца всем сотрудникам реестр о поступлении денежных средств в компании (расч. счет/касса); - возврат денежных средств из кассы компании агенту, в случае траты последним личных средств, на нужды орг-ции; - контроль расходов по отделам ГК на хоз. нужды; - контроль расходов тех. службы компании; - расчет размера компенсации ГСМ (курьер, тех. служба); - расчет по заработной плате курьера, уборщицы. 1.11. Отчетность: - архив заявок по отделам; - доп. расходы компании на хоз. нужды; - отчет по дебиторской задолженности клиентов; - отчет по задолженности агентов договоров (д/с о пролонгации договоров); - отчет по задолженности агентов приложений; - отчет по задолженности агентов актов выполненных работ; - реестр по задолженности агентов инф. писем от клиентов по оплатам); - отчет для ВОИС/РАО; - реестр реализаций по орг-циям в бух. отдел; - планируемые поступления на текущую неделю; - реестр по поступлениям за отчётный период; - предоставление информации генеральному директору о поступлениях в кассу орг-ции; - сверка по ОСВ с бух. отелом за отчетный период; - в случае увольнения сотрудника – подготовка реестра всех имеющихся задолженностей агента на день увольнения, для агента и руководителя отдела. 1.12. Проверка з/п ведомостей агентов: - проверка актуальности (верности) данных в ведомостях агентов: *- номер заявки, *- наименование заказчика, *- даты оплаты, *- общая сумма заявки; - предоставление проверенных з/п ведомостей руководителям отделов на процентовку.

- прием, оформление заявлений о выборе (замене) страховой компании, переоформление полиса ОМС, выдачи дубликатов полисов ОМС, - выдача временных свидетельств застрахованным гражданам - работа со списками ЛПУ на прикреплении застрахованных граждан - работа со списками ЛПУ на идентификацию граждан - формирование ежемесячных и квартальных отчетов списания бланков строгой отчетности; списание бланков полис ОМС, испорченных по техническим причинам - подготовка квартальных отчетов списания бланков строгой отчетности для предоставления в Территориальный фонд ОМС Калининградской области - оформление сопроводительной "исходящей" документации - телефонные переговоры - консультация застрахованных граждан

- консультирование клиентов по ассортиментному, размерному ряду, помощь в выборе товара - прием, учет, маркировка товара - работа с ККМ, исполнение обязанностей кассира - ведение кассовой документации

экономический/менеджмент организаций, красный диплом/специалист